Vapaaehtoiset ja toimihenkilöt
Akkreditointi
Akkreditointiryhmä ottaa vastaan kaikki ratsastajat, tuomarit, vieraat ja toimihenkilöt. Akkreditointi pitää huolen siitä, että oikeilla henkilöillä on kulkuluvat niille alueille, mihin heillä on oikeus päästä.
Areenaryhmä
Areenaryhmän tehtävä on rakentaa ja purkaa radat. Ratojen rakennus vaatii hyvää valmistelua, jotta tiukalla aikataululla pystytään toteuttamaan ratamestarin suunnittelemat radat sentin tarkkuudella. Loppusilauksen radat saavat vielä upeista kukkakoristeista.
Eläinlääkintäryhmä
Maailman huippuhevosista pidetään jatkuvasti hyvää huolta. Kilpailuissa FEI:n viralliset eläinlääkärit valvovat hevosten hyvinvointia ja sitä, että FEI:n sääntöjä noudatetaan, mm. doping -testein. Lisäksi kilpailuiden ”treating” eläinlääkärit päivystävät mahdollisten haavereiden varalle. Eläinlääkintäryhmässä työskentelevät vapaaehtoiset avustavat eläinlääkäreitä monissa eri tehtävissä.
Ensiapuryhmä
Kulissien takana toimii oma ensiapuryhmä, joka palvelee ratsastajia ja toimihenkilöitä. Ensiapu päivystää pitkin tapahtumaa ja luonnollisesti toivomme, että ensiavulla olisi mahdollisimman vähän töitä. Ensiapuryhmä koostuu lääkäreistä ja muista ensiaputaitoisista ammattilaisista. Ensiapuryhmän kanssa areenalla päivystää ambulanssin henkilökunta. SPR vastaa yleisön ensiavusta Jäähallilla.
Estekunnostusryhmä
Estekunnostusryhmä aloittaa työnsä jo viikkoa ennen tapahtumaa. Puomit saavat uudet upeat maalipinnat ja sponsoreiden toiveet muuttuvat todeksi taitavien estekunnostajien pensseleistä. Esteitä kunnostetaan myös jatkuvasti kilpailuiden aikana, jotta jokaisessa luokassa esteet hohtavat väriloistossa puhtaina.
Gallupryhmä
Gallupryhmä kerää sisääntuloaulassa nimilistoja tapahtuman jälkeen lähetettävää kyselyä varten. Sponsor Insight Oy on toteuttanut Horse Show’n gallupin jo n. 10 vuoden ajan. Vastausprosentti on ilahduttavan suuri ja kyselyn tulokset ovat tärkeä työkalu tapahtuman kehittämistä varten.
Hevosautojen pysäköinti
Horse Show’hun saapuu n. 60 isoa hevosrekkaa. Lähes kaikki kansainväliset ratsastajat saapuvat Jäähallille samoilla lautoilla yhden päivän aikana. Rekkaliikenteen ohjaus ja pysäköinti vaativat tarkkaa suunnittelua ja valvontaa. Myös tapahtuman jälkeinen hevosautojen lastaus ja lähteminen on tarkkaan aikataulutettu. Pieni, mutta tehokas ryhmä hallitsee tätä kokonaisuutta.
Inforyhmä
Iloinen inforyhmä palvelee yleisöä pääaulassa. Infopisteestä ja Jäähallilla liikkuvilta aulaemänniltä saa tietoa tapahtuman aikatauluista, ravintolapalveluista ja kaikista mahdollisista tapahtumaan liittyvistä asioista.
Kids Park
Vanhemmat saavat nauttia rauhassa huippu-urheilusta katsomossa, kun Horse Show’n lastenhoidon ammattilaiset hoitavat perheen pienimpiä Kids Parkissa.
Kilpailukanslia
Kilpailukanslia palvelee ratsastajia. Kilpailukutsu laaditaan monta kuukautta ennen kilpailua. Kilpailusihteeri hoitaa yhteyksiä FEI:hin, toimittaa kutsun liitoille, hoitaa ilmoittautumiset ja matkajärjestelyt. Kilpailuun saapuvat hoitajat ja ratsastajat saavat kansliasta kattavan tietopaketin viikonlopusta ja kaikki tärkeä tieto kulkee heille kilpailukanslian kautta. Kansliassa hoidetaan mm. rokotustietojen tarkistukset, ilmoittautumiset sekä lähtö- ja tuloslistat. Kansainvälisille ja kansallisille ratsastajaille on erilliset kilpailukansliat.
Kopiointiryhmä
Nykyään kopioiden määrän on vähentynyt sähköisten palveluiden ansiosta. Vielä kuintenkin tarvitaan jonkin verran myös paperisia asiakirjoja. Kopiointiryhmän kopiokoneet syöksevät ulos lähtölistoja, tuloksia ja ohjeistuksia.
Kouluratsastustiimi
Esteareena muuttuu kouluratsastuskentäksi yhdessä kouluratsastus- ja areenaryhmän voimin. Ryhmä huolehtii tuomaristolle pöydät, sihteerit ja kaiken valmiiksi niin, että yleisö pääse aikataulussa nauttimaan upeista kouluratsastussuorituksista.
Kukka- ja sisustusryhmä
Kukka- ja sisustusryhmä vastaa esteradan kukkaloistosta ja radan somistuksesta. Kukka-asetelmien suunnittelu, toteutus ja koristeluiden ylläpito koko viikonlopun ajan vaatii ryhmäläisiltä pitkiä työpäiviä. Lisäksi ryhmä somistaa VIP-alueet, lehdistötilan ja Jäähallin yleisöalueita sekä vastaa palkintokukista. Kaikesta tästä suunnittelusta vastaa floristi.
Lehdistöryhmä
Tapahtumaan akkreditoituu n. 120 kotimaisen ja kansainvälisen median edustajaa. Lehdistötila rakennetaan FEI:n vaatimuksia noudattaen. Lehdistöllä on käytössä haastattelutila, työskentelyalue ja ruokailutila. Vapaaehtoiset vastaavat mm. akkreditoinnista, tiedotustilaisuuksien järjestämisestä, mediaseurannasta ja lehdistöpäällikön avustamisesta, kuten esim. tiedotteiden ja tulosten julkaisemisesta.
Liikenteenohjaus
Liikenteenohjaus ohjaa tapahtuma-alueella tapahtuvaa liikennettä. Jäähallilla on rajalliset pysäköintitilat. Hallin välittömään läheisyyteen päästetään vain ne autot, joilla on alueelle pysäköintilupa. Tapahtuman aikainen huoltoliikenne sekä rakennus- ja purkuaikainen liikenne aikataulutetaan tarkkaan.
Lipunmyynti
Horse Show’n oma lipunmyyntiryhmä palvelee asiakkaita Ticketmasterin lipunmyyntipisteessä Jäähallilla. Pääsylippuja ostetaan myös ovelta, joten lipunmyyntiryhmällä riittää töitä koko tapahtumaviikon ajan.
Palkintoryhmä
Palkintoryhmä vastaa yhdessä tuomaritornin ja kukkaryhmän kanssa siitä, että kaikkien luokkien palkintojenjaot sujuvat juhlavissa tunnelmissa. Kaikissa luokissa huomioidaan sääntöjen mukainen palkitseminen, joten palkintoryhmällä riittää paljon valmistelevaa työtä.
Rakennusryhmä
Rakennusryhmä vastaa monista raskaista rakennus-, purku- ja siirtotöistä. Rakennusryhmä vastaa myös takapihan siisteydestä ja avustaa mm. näytteilleasettajien tavaranpurussa.
Show -ryhmä
Show -ryhmän vetäjä suunnittelee sisällön ja kokoaa show -ohjelman yhdessä toimiston kanssa. Hän kartoittaa esiintyjien tarpeet ja vastaa niihin. Show -ryhmä vastaa ohjelman harjoituksista ja käytännön toteutuksesta tapahtuman aikana.
Shuttle Service
Tähtiratsastajilla ja tuomareilla on käytössä oma shuttle -palvelu. Shuttle -autot ovat ratsastajia vastassa lentokentällä ja hoitavat kuljetukset hotellin ja Jäähallin välillä.
SOME-tiimi
Some-tiimi ottaa HIHSin some-tilit haltuun koko tapahtumaviikon ajaksi. He ovat paikalla jo, kun tapahtumaa aletaan rakentamaan. Somen välityksellä yleisö pääsee seuraamaan mitä suurtapahtuman kulissien takana tapahtuu ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana. Some toimii tärkeänä viestintäkanavana yleisölle. Sieltä löytyy tietoa mm. aikaohjelmista, ravintolapalveuista, HorseExposta ja ohjelmasta. Someen tehdään mielenkiitoisia haastatteluita ja some välittää HIHSin tunnelmaa tiiviisti koko tapahtuman ajan.
Stewardit
Stewardit valvovat, että hevosia kohdellaan asianmukaisesti kilpailualueella. Radalle mennessä vastuu hevosesta siirtyy tuomarille. Stewardin tehtäviin kuuluu mm. tarkistaa niinkin arkiset asiat kuin hevosen karsina kisapaikalla ja perusolosuhteet. Stewardi neuvoo ja opastaa. Kansainvälisissä kilpailuissa tietämättömyyteen ei juurikaan törmää, koska hevosten hyvinvointi on ammattimaisten hoitajien käsissä.
Talliryhmä
Talliryhmä on yksi isoimmista ryhmistä. Talliryhmäläiset saapuvat tallialueelle jo alkuviikosta valmistelemaan tallialuetta valmiiksi huippuhevosia varten. Kaikki n. 270 karsinaa kuivitetaan ja varustetaan nimikyltein. Tehtäviin kuuluu myös hevosille tarkoitettujen alueiden puhtaanapito, asiakaspalvelutehtävät sekä hevosrekkojen purku ja lastaus. Tänä vuonna tallin hoitaa reipas joukko opiskelijoita Harjun oppimiskeskuksesta.
Talliryhmään kuuluu myös henkilö, joka vastaa tallialueen suunnittelusta, koordinoinnista ja rakentamisesta yhdessä ulkomaisen tallitoimittajan kanssa.
Tekniikka
Pieni, mutta sitäkin tehokkaampi tekniikkaryhmä vastaa mitä moninaisimmista tekniikan haasteista. Ennen tapahtumaa suunnitellaan ja tilataan. Mm. tietokoneiden, tulostimien, tv-monitorien, radiopuhelinten, internetyhteyksin asennus-, testaus- ja huoltotyöt työllistävät tekniikkaryhmää tapahtuman aikana.
Toimihenkilöpäällikkö
Toimihenkilöpäällikkö avustaa ryhmänjohtajia ryhmien kokoamisessa. Hän kerää toimihenkilöiden vaatekoot ja ruokavaliot sekä tarvikelistat tilausta varten. Tapahtumassa toimihenkilöpäällikkö jakaa toimihenkilövaatteet, ruokaliput ja tarvikkeet. Hänen vastuullaan on ryhmien yhteisten aamupalaverien pitäminen. Toimihenkilöpäällikkö on kaikkien toimihenkilöiden tuki, joka auttaa ja opastaa ongelmatilanteissa.
Toimihenkilöruokailu
Toimihenkilöiden catering ruokkii 500 vapaaehtoista yli viikon ajan. Toimihenkilöt tekevät tapahtumaviikon aikana pitkiä päiviä ja tapahtuman aikana keittiöhenkilökunta aloittaa työnsä jo ennen klo 7 aamulla sekä ruokkii viimeisimmät nälkäiset klo 22.
Tuomaritorni
Tuomaritornissa istuvat tuomarit, kuuluttajat, avustajat ja tulospalvelu. Tuomaritorni on kilpaluiden hermokeskus, joka vastaa kilpailuluokkien läpiviemisestä yhdessä Sports Directorin kanssa.
Turvaryhmä
Tapahtuman turvapäällikkönä toimii Jäähallin turvapäällikkö. Hänen apunaan toimi vapaaehtoisista koostuava turvaryhmä. Tapahtuman aikana turvaryhmän vastuulla on kulunvalvonta Jäähallilla ja tallialueella yhdessä Jäähallin henkilökunnan kanssa.
Verryttelyryhmä
Verryttelyryhmän tehtävänä on huolehtia verryttelyalueen toimivuudesta, siisteydestä ja turvallisuudesta. Kilpailuiden aikana verryttelyryhmä pitää huolen siitä, että oikea ratsukko on radalla oikeaan aikaan. Verryttelyryhmäläisten työpäivät ovat pitkiä ja he ovat usein työssään jo varhain aamulla, jopa klo 5 lähtien.
VIP Lounge
VIP Loungen henkilökunta huolehtii VIP vieraiden hyvinvoinnista ja tarjoiluista sekä VIP Loungen toiminnasta tyylikkäästi ammattitaidolla.
VIP Vastaanotto
VIP Vastaanoton emännät ottavat VIP -vieraat vastaan tervetulotoivotuksin. He huolehtivat asiakkaat oikeille paikoilleen ja vastaavat VIP asiakkaiden yleisestä viihtyvyydestä tapahtumassa.