Vaikka Helsinki Horse Show on kerran vuodessa, vaatii se valmisteluja ympäri vuoden. Vuoden aikana Olympiastadionilla sijaitsevalla toimistolla ahertaa pieni yhdintiimi, tapahtumajohtaja Tom Gordin, myynti- ja markkinointijohtaja Taavi Tonttila sekä tapahtumapäällikkö Anna-Maija Bernard. Mikä työllistää toimiston väkeä, kun tapahutmaan on aikaa vielä reilut puoli vuotta?
- Mitkä ovat vastuualueesi?
Tom Sidosryhmät, kumppanit yhdessä Taavin kanssa, kansainväliset suhteet, ohjelmasisällöt, HIHS-projektijohtaminen ja talous.
Taavi Myynti ja markkinointi, kumppanit yhdessä Tomin kanssa, Horse Expo ja tapahtuman kehittäminen.
Anna-Maija Markkinoinnin käytännön toteutukset, markkinointiviestintä, suurelta osin tapahtumatuotannon käytännön järjestelyt, expo-asioiden koordinointia, vapaaehtoisiin liittyvien asioiden koordinointia, office administration.
- Missä vaiheessa Horse Show’n vuosikelloa mennään nyt?
Tom Omalta osaltani kumppanisopimusten viimeistely, ohjelmasisältöjen jalostaminen valmiiksi, FEI- ja Equestrian Organisers -järjestöjen useat kokoukset, budjetin tarkentaminen (2023 tilinpäätös edessä) ja koko hankkeen yleistä koordinointia.
Taavi Kevättä kohden seurannassa on lipunmyynti ja markkinointisuunnitelman mukaisten kampanjoiden toteuttaminen, Expo osastovarauksien hallintaa ja pohjakarttojen suunnittelua sekä päivitystä, kumppanineuvotteluja sekä seurantapalavereita sidosryhmien kanssa tapahtuman kehittämiseksi.
Anna-Maija Nyt kun lipunmyynti on saatu käynnistettyä, niin monenlaiset markkinointiin ja kampanjoihin liittyvät työtehtävät työllistävät. Tapahtumatuotannon valmistelut kuten esim. aluevaraukset ja suunnitelmat, sekä näihin liittyvät palaverit. Lisäksi alihankkijoiden kanssa käytävät palaverit ovat ajankohtaisia.
- Mikä työllistää tällä hetkellä eniten?
Tom Ehkä yllä maintut kaikki, tasaisesti. Juuri nyt ei erityistä piikkiä.
Taavi Vaikea määritellä varsinaista yksittäistä osa-aluetta. Kokonaisuus työllistää tasaisesti koko ajan, välillä kiihtyvällä tahdilla ja välillä vähän rauhallisemmin.
Anna-Maija Markkinoinnin toimenpiteet. Lisäksi on paljon erilaisten dokumenttien, exceleiden, tilastojen ja lomakkeiden päivittämistä tälle vuodelle.
Viimeisimmät kommentit